Como administrar uma farmácia com o uso de KPIs?

De que maneira você acompanha o desempenho operacional da sua farmácia? Quais são os indicadores utilizados para medir a produtividade da equipe, qualidade de atendimento e entrega e lucratividade do seu ponto de venda?

Se você ainda realiza a gestão farmacêutica manualmente, utilizando o excel ou o próprio caderno para controlar o estoque, média de vendas, desempenho dos funcionários e até mesmo a entrada e a saída de valores, saiba que, provavelmente, está potencializando as chances de erros e falhas no processo.

Para otimizar a gestão, além de usar um bom software de farmácia , o ideal é implementar a utilização de KPI, sigla em inglês para Key Performance Indicator , que se traduz como Indicador-Chave de Desempenho.

Na prática, o KPI nada mais é do que um método para avaliar os processos de uma gestão e verificar a evolução das operações e esforços das equipes para chegar às metas estabelecidas, permitindo uma tomada de decisão assertiva.

Como administrar uma farmácia com o uso de indicadores

Para ajudá-lo nesse processo, selecionamos importantes índices de desempenho que podem ser implementados no processo de gerenciamento da sua farmácia.

Confira:

#1 – Produtividade

Com esse indicador é possível avaliar o trabalho de seu colaborador, seja na parte de vendas ou administração. Esse controle pode ser feito por hora ou por nível de produção.

#2 – Qualidade

Conferir os processos internos, como, por exemplo, as negociações feitas com os distribuidores e com a indústria, verificar o tipo de atendimento que está sendo feito no PDV e a satisfação do shopper são algumas sugestões de métricas que podem ser implementadas para avaliar a qualidade dos serviços da sua farmácia.
#3 – Capacidade de resposta
Medir a capacidade de resposta de um processo é importante em uma farmácia para, por exemplo, entender a demanda de determinado medicamento ou HPC e, também, para mensurar quantos são vendidos em um determinado período de tempo. Esse indicador vai lhe ajudar a ter uma gestão mais precisa do volume do giro de produtos da sua drogaria.
#4 – Estratégicos
Esses índices fornecem um comparativo de como está o cenário atual em relação ao que deveria ser, pois ajudam na orientação de como a farmácia se encontra com relação aos objetivos pré estabelecidos. Chegamos ao ponto que planejamos? Essa é uma pergunta a ser respondida.
#5 – Lucratividade
Acompanhar o lucro da sua farmácia é um indicador valioso para saber se a estratégia comercial e de marketing está alinhada e assertiva. Implemente um KPI que gere um alerta todas as vezes que o lucro estiver abaixo da margem estipulada.
#6 – Valor do ticket médio
O indicador de ticket média é importante de ser considerado na hora de planejar uma promoção, por exemplo. Para saber a margem de desconto que você pode praticar na sua farmácia é importante ter um indicador que aponte o ticket médio dos itens de maior valor agregado, por exemplo.
#8 – Turnover:
Avaliar o grau de rotatividade dos seus funcionários é um indicador que vai ajudá-lo entender se há problemas de liderança e clima organizacional. Monitorar essa taxa é importante para montar equipes alinhadas e consistentes com o objetivo de melhorar, cada vez mais, os resultados da empresa.
Ter funcionários motivados e satisfeitos é um dos pilares que vai garantir o sucesso do seu negócio.
Atenção: lembre-se que para alcançar sucesso na gestão por indicadores é importante alinhar o novo momento com a equipe e deixar claro para todos quais são as metas e métricas que serão seguidas a partir de então.
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