Como administrar o seu posto além da gestão do combustível?

Fazer um bom controle financeiro, fiscal e de estoque também faz parte da gestão do seu posto 

Saiba como administrar o seu posto além da gestão do combustível fazendo um bom gerenciamento financeiro, fiscal e de estoque 

Administrar um posto de combustível pode ser uma tarefa difícil, especialmente quando você não conhece as principais estratégias para uma boa gestão. Em um primeiro momento, é preciso saber que fazer um ótimo gerenciamento do negócio está muito além do planejamento da compra da gasolina, do álcool ou do diesel. 

Claro, esses são produtos centrais para o bom andamento do posto, e fazer um monitoramento preciso do nível de combustível existente em cada um dos tanques é fundamental para não deixar nenhum consumidor na mão – a ideia é que você esteja sempre atento ao abastecimento para fazer as solicitações no momento correto. No entanto, para ter sucesso no dia a dia e manter o seu empreendimento ativo, é preciso realizar com eficiência uma série de outros processos de gestão. 

Veja, a seguir, quais são eles e como influenciam na sua jornada rumo ao sucesso:

Gestão financeira

Assim como toda empresa, os postos de combustíveis precisam de um setor financeiro organizado, e esse é o primeiro ponto que vamos destacar aqui devido à sua importância. Afinal, qual negócio sobrevive sem um bom planejamento das finanças?

Nesse sentido, você deve avaliar a situação financeira atual do negócio, e deve controlar, de forma simples e prática, o quanto você tem de dinheiro no caixa, quais são as suas despesas fixas e variáveis, incluindo a folha de pagamento, os fornecedores, contas de energia, entre outros gastos, além dos investimentos, do faturamento, do capital de giro etc. Isso é indispensável para realizar uma boa organização financeira.

Outra necessidade é manter em ordem as contas a pagar e receber, tendo um bom controle de fluxo de caixa. Essa atividade é fundamental porque permite o registro de toda movimentação financeira do seu posto, desde os lucros até o pagamento do salário da equipe, e ajuda os gestores a saber se poderão ou não responder pelos seus compromissos no futuro (sejam eles em curto, médio ou longo prazos). 

Com um panorama de todas as suas despesas e receitas e com o registro de todos esses dados em relatórios, o gestor pode ter acesso rápido a informações financeiras valiosas e, com isso, trabalhar com muito mais eficiência para reduzir custos e aumentar a lucratividade do seu negócio.

Controle fiscal e contábil

Todo posto de combustível, além de estar em dia com as obrigações fiscais, deve atender ao que determina a legislação, principalmente com relação aos prazos de entrega e recolhimento dos impostos. O ICMS, por exemplo, é um imposto estadual que faz parte do preço final dos combustíveis, apresentando variações de um estado para outro. 

Os valores cobrados podem sofrer alterações, dependendo da localização do posto, e para que não ocorra nenhum erro de cálculo, a emissão das notas fiscais deve ser feita de modo adequado e correto. Porém, o desafio aqui é compreender o complexo cenário fiscal brasileiro e acompanhar as constantes atualizações da legislação.

Assim como é preciso dar atenção aos impostos federais e estaduais, é necessário conhecer as particularidades do município onde o posto está instalado. Caso você ofereça serviços adicionais, como troca de óleo, manutenção de veículos e limpeza, pode ser obrigado ao cálculo e pagamento do Imposto sobre Serviços (ISS).

Outro fator importante é que o posto de combustível pode ser enquadrado tanto no regime tributário conhecido como “lucro real” quanto no “presumido”. O que precisa ser avaliado é qual é a melhor opção para o seu negócio, e essa escolha, possivelmente, vai passar pelo cálculo do seu lucro. 

Lembrando que a carga tributária da gasolina no Brasil, determinada pela Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustível (ANP), corresponde a 45% do preço final do produto e que os impostos contidos no combustível que chega até o consumidor final são:

• 29% de ICMS (que pode variar entre os estados);
• 16% de Cide, PIS/Pasesp e Cofins;

Portanto, para ter sucesso e melhorar os lucros, é importante dar atenção especial à contabilidade. Afinal, faz parte dessa atividade fazer a escolha do regime tributário ideal para o posto, analisar de forma rotineira os custos e tomar as medidas necessárias (e preventivas) para sua redução.

Acompanhamento de estoque

Além da gestão do combustível, também está o controle de estoque. Como falamos, para que o seu posto seja lucrativo e opere normalmente, é importante não deixar os consumidores na mão e ter o nível de combustível ideal no tanque para atendê-los bem. Nesse caso, o planejamento da compra de combustíveis – principalmente em datas sazonais -, verificando quando é realmente necessário repor o combustível, é fundamental.

Mas o momento de reabastecer os reservatórios de combustível de um posto varia em função de alguns fatores, como tamanho do local e também da demanda da região. Se o seu posto está no centro de uma capital ou é um posto de paradouro, provavelmente terá mais movimento, e isso requer um abastecimento com maior frequência. Agora, se você é dono de um posto em uma pequena cidade, as chances de ter um grande fluxo de consumidores é menor, e o reabastecimento será mais espaçado. 

Porém, isso não quer dizer que você não precisa realizar um bom planejamento de estoque. Independentemente do porte, é necessário manter as bombas do seu posto funcionando. Para isso, tenha todos os registros dessa operação, dê baixa e faça o acerto de estoques. Assim, você não precisará fazer um reabastecimento em cima da hora, podendo garantir que o posto esteja sempre pronto para atender aos clientes e podendo negociar os melhores custos e prazos com fornecedores.

Precificação

O preço do combustível é outro ponto importante para administrar. De acordo com a Petrobras, o preço do combustível é composto de três variáveis principais: o preço cobrado nas refinarias ou na importação, os impostos estaduais e federais e a margem de comercialização dos distribuidores e revendedores. É uma combinação de fatores delicados que precisa ser levada em consideração pelos empresários na hora de definir o preço final do combustível.

Conhecer o valor médio cobrado no mercado é necessário, sem deixar de pensar no poder aquisitivo do seu público-consumidor. Nesse caso, é importante saber quem são os seus clientes, identificar os seus hábitos de compra e interesses. Para isso, encontre as respostas para as seguintes perguntas:

• É pessoa física ou jurídica? 
• Quais produtos mais consome?
• Ele visita a loja de conveniência com frequência? 
• Qual é o horário que mais frequenta? 
• Existem serviços adicionais que este cliente normalmente busca (troca de óleo, lavagem)?

Levar em consideração o tamanho do seu negócio e a localização do posto também é importante, assim como ter boas práticas de operação. Ou seja, nada de entrar em uma guerra de preços, pois os riscos nessa disputa são enormes. Entenda a realidade do seu negócio, saiba exatamente quem são os seus clientes e, assim, estabeleça o preço mais justo para eles e também para o seu caixa.

Gostou das nossas dicas? Então, conheça as soluções da Linx e saiba como ter mais sucesso na administração do seu negócio, que está muito além da gestão do combustível.