Como a transformação digital do governo impacta no mercado

O Governo Federal digitalizou diversas atividades, inclusive na área tributária, o que torna as software houses um grande aliado para o seu negócio

A transformação digital é um dos temas mais atuais e relevantes no mundo dos negócios. Em todos os setores, a automatização de processos vem impactando positivamente as rotinas de trabalho. Esse novo modelo de operação digital tem provocado mudanças em diferentes mercados, bem como no governo, principalmente quando o assunto é gestão fiscal.

Na última década, as empresas estão se deparando cada vez mais com legislações e normas que visam a modernizar o cumprimento de obrigações fiscais, e suas implicações já estão redefinindo os paradigmas empresariais. Neste cenário, as software houses se tornam protagonistas ao resolver o desafio de oferecer aos empreendedores todos os insumos necessários para uma boa gestão.

O impacto do digital no dia a dia fiscal

No varejo, as operações, como compra, venda, entre outras, costumam acontecer em grandes volumes. Em geral, uma empresa emite e recebe milhares de notas fiscais e outros documentos dentro de um mês. E para minimizar qualquer risco de penalidades e erros administrativos, é preciso realizar um bom controle dessas operações, especialmente quando estão relacionadas ao cumprimento fiscal e ao pagamento de impostos e outros tributos.

No entanto, nem sempre essa é uma tarefa fácil. Acompanhar as constantes mudanças das legislações fiscais ligadas ao complexo sistema tributário brasileiro, que contempla três níveis na hierarquia pública (federal, estadual e municipal) com impostos regidos por regras que mudam frequentemente de acordo com as legislações, pode ser um verdadeiro desafio para a rotina do varejista.

Então, a solução para não se perder no meio de tantas regras e garantir que a empresa esteja em dia com os cumprimentos fiscais surge quando entram em cena os sistemas de gestão fiscal. Eles servem para automatizar processos, trazer mais segurança para as operações e muita facilidade na realização de processos burocráticos, garantindo conformidade às leis e regulamentos dos novos programas digitais implantados no mercado pelo governo.

Oferecer esses recursos estratégicos ao varejista que deseja cada dia mais agilidade para resolver qualquer burocracia do seu negócio é apenas uma das vantagens dos sistemas. Na prática do varejo, essa é a ferramenta certa para tornar mais rápida e ágil a atividade fiscal, eliminando o controle manual de documentos, e facilitar a vida dos seus usuários no momento de cumprir com todas as normas e prazos existentes no compromisso fiscal.

Para isso, as software houses oferecem a praticidade de um sistema de gestão que reúne documentos fiscais, contratos e informações que possibilitam organização e ainda ajudam no controle da agenda tributária. Confira as vantagens de adotar um emissor fiscal para seu negócio:

• Auxilia no controle de mudanças nas regras fiscais;
• Otimiza a rotina de operações e processos, como a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Notas Fiscais de Consumidor Eletrônica (NFC-e) liberando a equipe para atividades estratégicas;
• Reduz o tempo gasto com o controle de documentos;
• Minimiza o risco de autuação evitando sanções e multas devido à falta de controle de prazos e valores;
• Diminui custos e mantém o equilíbrio financeiro da empresa;
• Garante mais escalabilidade, mobilidade e segurança operacional no dia a dia do varejo;
• Realiza a guarda digital de documentos fiscais por pelo menos 5 anos, conforme prazo definido pela legislação.

Como preparar-se para o avanço do digital

Com tanta evolução, as organizações viram a necessidade de encontrar a melhor solução para auxiliar no gerenciamento dos documentos digitais, como é o caso das NF-es, implantadas a partir do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Criado em 2007, o sistema tem como objetivo simplificar o dia a dia das atividades fiscais e contábeis das empresas, que podem fazer a transmissão de dados para a Receita Federal, Estados, Distrito Federal e municípios sem a necessidade de entregar documentos físicos e outros papéis, como declarações, livros e apurações.

A partir da sua implantação, as documentações fiscais digitais ganham espaço, bem como surgem novidades bastante relevantes para a rotina dos empreendedores e também do governo. Além de fazer os procedimentos fiscais e contábeis de forma online e armazenar arquivos eletrônicos na nuvem, o SPED transformou a rotina das empresas e faz parte da nova realidade fiscal brasileira.

Hoje, ele compreende grandes programas, como: Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD), Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFs-e), Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), E-Lalur, Central de Balanços e a já citada Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um modelo de emissão que tornou mais prática a atividade do varejista no ponto de venda. E tem como proposta não apenas digitalizar o processo de pagamento dos impostos, mas integrar as administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.

Como vimos, desde sua implantação, novas tarefas surgiram para as atividades fiscais e contábeis, nascendo a necessidade de acompanhar as mudanças instaladas e previstas pelo SPED. Em seus programas, existem aspectos técnicos, layouts de arquivos e regras que servem como guia para as empresas. No entanto, essas legislações são ajustadas conforme o governo avança no projeto de digitalização das atividades fiscais e contábeis, e é importante ficar atento às alterações para adequar os processos internos.

Ainda no início de 2019, por exemplo, a obrigatoriedade de preenchimento e entrega mensal do chamado Bloco K do SPED Fiscal foi implantada para todas as empresas que recolhem IPI e ICMS. Trata-se do controle de produção e do estoque, que reúne informações sobre o que é produzido e consumido pelas organizações, assim como dados a respeito do estoque final escriturado, com as entradas e saídas já descontadas. E, para o futuro, já existem algumas mudanças previstas. Entre elas, o layout denominado EFD-Reinf v.2.0, que entrará em vigor em janeiro de 2020 e tem como um dos objetivos a substituição da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

De forma geral, ocorre que, a partir da transformação digital do governo, foram iniciados investimentos em programas que permitem melhorar a organização dos requerimentos fiscais e, de fato, ajudam na rotina de controle e recebimento de pagamentos. Os projetos incluem tecnologias e facilidades que levam a uma maior digitalização de documentos e também à agilidade no processo de acesso e manuseio das informações. O e-Social é um deles. Está em fase de implantação e, logo, deve melhorar a qualidade das informações prestadas ao Estado.

E para ajudá-lo a acompanhar as movimentações que a transformação digital do governo provoca na rotina da empresa e garantir que ela esteja em dia com o cumprimento das suas obrigações fiscais, aqui na Linx, nós temos uma solução de mensageria fiscal que funciona aliada aos nossos softwares de gestão e conta com uma infraestrutura em nuvem segura e preparada para o melhor gerenciamento dos documentos fiscais e arquivos do seu negócio. Continue acompanhando o blog e conheça mais sobre a solução.